¿Cómo aprovechar cada minuto? Time management

879Se ha hablado mucho de la productividad de las personas en las empresas. De hecho, muchos gerentes se enfocan en como aprovecharla al máximo. Pienso que con el mismo afán y preocupación de ser productivos en nuestros trabajos, deberíamos enfocarnos en ser productivos en nuestra vida personal, familiar y social. Una de las mejores formas de hacerlo es aprovechar bien cada minuto de nuestro tiempo. ¿Y cómo se hace eso? 

Dicen que bajo el sol existe un tiempo para cada cosa, tiempo para trabajar, tiempo para disfrutar, tiempo para dormir, tiempo para pasarla en familia, tiempo para divertirse con los amigos, tiempo para meditar, etc. Quizá uno de los secretos sea saber encontrar el lugar diario que le damos a cada cosa y respetarlo de manera rigurosa, no solo dedicándole el tiempo necesario, sino poniendo la mente, la concentración, el alma y el corazón en lo que hacemos. 

Ustedes disculpen, pero intentaré argumentar desde mi propia realidad personal, ya que soy el personaje que tengo mas a mano, cómo hago y lucho cada día para aprovechar mi tiempo al máximo. Primero tengo ya definido que mis horas de sueño son 6 y media, trato de no dormir ni mas ni menos (salvo el Domingo que quizá justifique dormir una hora más). Trato de arrancar el día con un valioso consejo que me dieron, “el minuto heroico”, es aquel momento en el que suena el despertador, y de lo que se trata es de no darle gusto a la flojera, y en ese mismo minuto (heroico por lo que supone levantarse en ese instante) empezar el día sin darle chance a la flojera. Siempre cae bien un tiempo fijo de meditación en la mañana y otro en la noche para, con la tranquilidad de aquellos momentos, planificar el día (si es en la mañana) y analizar que hicimos bien, que hicimos mal, que pudimos hacer mejor, y que haremos mejor al día siguiente (si es en la noche). 

Lo ideal es ser puntual, llegar puntualmente al trabajo, y también tener una hora fija de término, de tal forma que nos ayuda a planificarnos, a dosificar el trabajo, y a gestionar nuestro tiempo en el mismo, enfocándose en las tareas mas importantes y evitando así esos largos ratos de ocio en el trabajo que pueden estar dados por una larga conversada con los mismos compañeros sobre temas ajenos al trabajo, o esas reuniones interminables de trabajo (lo ideal es que tengan siempre una hora fija de inicio y de término). 

En uno de los mas recientes resúmenes del IESE de España, entrevistan a un destacado profesor especialista en el tema que acaba de escribir un libro al respecto (el que espero comprar y resumirlo para ustedes). El protagonista es un personaje que muestra una gran preocupación por atender todas las dimensiones de su personalidad como padre, marido y ciudadano. ¿Cómo resolver esta dificultad para conciliar todo esto? Nos dice: “El hombre moderno está peleado con el tiempo. Engulle los minutos, se le atragantan. Está en tantos sitios y no está en ninguno. Lo que requiere la sociedad de hoy es calidad: si cada vez que hacemos algo nos dedicáramos sólo a ello, el balance sería mucho más fecundo. Atarse al presente es la mejor manera de conquistar el futuro. Pero esa capacidad de concentración, me parece singular y un recurso escaso.” 

Por otro lado, un santo de nuestros días, especialista en el tema, nos dice: “No nos debe sobrar el tiempo, ni un segundo: y no exagero. Trabajo hay; el mundo es grande y son millones las almas a las que puedes ayudar. Me dirijo a cada uno de vosotros. Si te sobra tiempo, recapacita un poco: es muy posible que vivas metido en la tibieza; No te mueves, estás parado, estéril, sin desarrollar todo el bien que deberías comunicar a los que se encuentran a tu lado, en tu ambiente, en tu trabajo, en tu familia. ¿Por qué no encontramos a veces esos minutos, para terminar amorosamente el trabajo que nos atañe? ¿Por qué descuidamos las obligaciones familiares? ¿Por qué nos faltan la serenidad y la calma, para cumplir los deberes de cada uno de nosotros, y nos entretenemos sin ninguna prisa en ir detrás de los caprichos personales? Me pueden responder que son pequeñeces. Sí, verdaderamente: pero esas pequeñeces son el aceite, nuestro aceite, que mantiene viva la llama y encendida la luz.”

Es justamente eso lo que nos hace vivir mejor, ser mas productivos no solamente en nuestro trabajo sino en nuestra vida.098 La mayoría de nosotros vivimos con una incongruencia a flor de piel que muy pocos son capaces de diagnosticar, y menos aún de encontrarle una solución. Si apuntásemos en un papel cuales son las 4 cosas que mas nos importan en la vida, probablemente puedan ser Dios, la familia, el trabajo, y los demás. Me atrevo a decir que la familia en la mayoría de los casos figuraría en un lugar superior al del trabajo, sin embargo, le dedicamos ese tiempo necesario a la familia? El trabajo se puede cambiar, la familia no.  Dicen, que el tiempo es nuestro tesoro, el “dinero” para comprar la eternidad. Mas que el tiempo diría, que es lo que hacemos con el tiempo. 

Se dice también que el horario es la distribución del tiempo, un recurso siempre escaso, inelástico e imposible de reemplazar. Casi todos nosotros nos hemos acostumbrado a decir “No tengo tiempo”. Al respecto, Steven Poelmans, profesor del MBA del IESE de España, sintetiza en esta frase que aparece en el primer capítulo de su libro lo que podría ser un reto para dominar el tiempo, no en su devenir cronológico, que es imposible, sino llenándolo de calidad. Y es que de eso se trata, de cómo incorporar “espacios de calidad” en un tiempo que es limitado. En uno de sus artículos, publicados en la revista de exalumnos del IESE, se plantea que el problema empieza desde su propia base. Tiempo de calidad es un concepto relativo. Nadie puede determinar en nombre de otro qué es la calidad en este asunto. El autor entiende como tiempo de calidad aquél que “tiene que ver con optimizar el tiempo que invertimos en cuanto a eficacia y, lo que es más importante, en cuanto a alcanzar la felicidad, tanto para nosotros como para nuestros seres queridos, dentro de los límites de nuestros propósitos, objetivos y prioridades”.

El artículo explica también que el ser humano es social, por lo que la creación de tiempo de calidad no puede reducirse a uno mismo sino que hay que crearlo con y para las personas que rodean a cada uno. El autor considera que “crear tiempo de calidad no es arte de magia ni una pura obsesión hedonista por el placer. Es una actitud, un estilo de vida, una forma de ser y de llegar a ser. es mejor que vivamos nuestra vida al máximo, que la llenemos. Este es el motivo por el que una premisa fundamental para el tiempo de calidad es “tomar conciencia de nuestro propósito en la vida y vivirlo”, algo que ya hemos repetido hasta el cansancio en este blog. Una vez delimitados los objetivos para lograr un tiempo de calidad, la acción pasará por crear estructuras adecuadas, que en parte pueden resumirse en identificar, y por supuesto eludir, al “ladrón del tiempo”. En otras palabras, saber renunciar a hacer cosas personalmente cuando se pueden delegar, ser capaces de dejar una reunión o encuentro sin estar hasta el final, huir de la adicción a muchas cosas como las reuniones sin hora de término, las levantadas los Domingos a mediodía, las horas excesivas frente a la televisión, recortar lo innecesario en contactos telefónicos, navegación por Internet, viajes de trabajo, y otros.  Seguirá el objetivo de crear tiempo de calidad para uno mismo, basado en una adecuada combinación de reflexión y relajación.

La máxima de Poelmans es no luchar contra los puntos débiles de cada uno, sino trabajar a la vez con los puntos fuertes y débiles. Y, sin solución de continuidad, crear tiempo de calidad “para” y “con” los demás, ya que al centrarnos en las personas que son más importantes para nosotros y para quienes somos más importantes nos ayudamos a nosotros mismos y ayudamos a los demás. Si quieren continuar leyendo sobre consejos prácticos para aprovechar el tiempo, pueden leer: https://ideasvida.wordpress.com/2006/12/10/como-aprovechar-el-tiempo-al-maximo/ un resumen que escribí basado en dos excelentes libros sobre como aprovechar tu tiempo.

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3 Respuestas a “¿Cómo aprovechar cada minuto? Time management

  1. Este es una de las notas mas elegantes he leido.

  2. Gracias por tu tiempo y la nota, me ayudo mucho en mi búsqueda por mejorar y ser más eficaz.

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